Elektroniczna ewidencja czasu pracy jak wdrożyć ją w firmie?
Ewidencja czasu pracy jest nieodłącznym elementem prowadzenia firmy, która zatrudnia choćby jedną osobę. Dzięki dokładnemu zapisowi przepracowanych godzin, okresu przebywania na urlopach i zwolnieniach lekarskich możliwe jest wyliczenie wynagrodzenia pracownika, a także przysługującego mu urlopu wypoczynkowego.
Co istotne dla każdego pracownika musi być prowadzona osobna ewidencja czasu pracy.
Elektroniczna ewidencja czasu pracy
Ministerstwo Rodziny Pracy i Polityki Społecznej wprowadziło obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy pracowników. Każda firma musi wypełniać narzucone przez resort prawo, gdyż w przypadku kontroli naraża się na konsekwencje w postaci kar finansowych. Ewidencję czasu pracy można prowadzić w tradycyjny, papierowy sposób. Generuje to jednak dodatkową pracę, jest czasochłonne, a na dodatek może prowadzić do błędów lub nadużyć jak chociażby wpisywanie większej liczby godzin lub dopisywanie osoby, której nie ma w firmie.
Ułatwieniem jest prowadzenie elektronicznej ewidencji czasu pracy. Rejestrowanie dokładnych godzin pracy, przerw i wszystkich wyjść prywatnych przez specjalistyczne oprogramowanie jest korzystnym rozwiązaniem zarówno dla pracowników, jak i pracodawcy.
Zalety korzystania z elektronicznej ewidencji czasu pracy
Firma, która decyduje się na wprowadzenie innowacyjnych rozwiązań przekazuje wyraźny komunikat o tym, że jest gotowa na zmiany i nie boi się nowości. Każdy kto chce się wyróżniać na tle konkurencji musi wdrażać nowe technologie, które uproszczają zadania pracowników i przebieg procesów zarządzania. Korzyści z wdrożenia elektronicznej ewidencji czasu pracy jest wiele, wśród nich można wymienić:
- ułatwienie pracy działu kadr,
- zmniejszenie ryzyka wystąpienia błędów ze strony pracowników,
- zmniejszenie ryzyka nadużyć np. dopisywania godzin,
- zmniejszenie kosztów obsługi pracowników,
- szybkie wyliczanie pensji dla pracowników,
- oszczędność czasu, miejsca i pieniędzy,
- dostęp do danych o pracownikach w każdym miejscu i momencie.
Firmy dostarczające systemy elektronicznej ewidencji czasu pracy zapewniają bezpieczeństwo danych, gdyż wszystkie przechowywane informacje są szyfrowane.
Jakie systemy są najbardziej skuteczne?
Przy poszukiwaniu systemu elektronicznej ewidencji czasu pracy konieczne jest precyzyjne określenie czego tak właściwie potrzeba. Uwzględnienie indywidualnych uwarunkowań i cech przedsiębiorstwa jest bardzo ważne. Umożliwia to wykorzystanie do ewidencjonowania czasu pracy parametrów systemu RCP. Posiada on wiele walorów takich jak:
- Słownik urlopów – dzięki, któremu możliwe jest określenie typu, maksymalnego wymiaru, płci czy stażu pracy w latach. Jest to przydatne, np. przy udzieleniu urlopu dla karmiących matek,
- Relacja kamery i czytnika – pozwala na pobieranie zdjęć z wielu kamer przez jeden czytnik,
- Określenie norm czasu pracy – zapewniają one określenie dobowej, tygodniowej, miesięcznej i rocznej normy czasu pracy. Ponadto możliwe jest ustalenie maksymalnej liczby nadgodzin, czasu przerw między zmianami i innych elementów, które są niezbędne przy tworzeniu raportów zarówno dla pojedynczych pracowników, jak i dla całej firmy,
- Oznaczenie przerw – innych dla młodocianych lub dla matek karmiących,
- Oznaczenie dni wolnych od pracy – pomaga przy tworzeniu grafików, z uwzględnieniem indywidualnych potrzeb pracowników takich jak święta religijne innych wyznań,
- Dostęp do indywidualnych kont użytkownika – daje administratorowi uprawnienie do dotarcia do informacji o pracowniku. Oprócz czasu pracy znajdą się tam wszystkie niezbędne informacje takie jak adres, numer telefonu, pesel, numery dokumentów, posada w firmie czy nawet zdjęcie.
Jak wdrożyć w firmie elektroniczną ewidencję czasu pracy?
Wdrożenie systemu RCP nie jest trudnym zadaniem. Konieczne jest posiadanie dostępu do systemu i podłączenie do dedykowanych temu celowi urządzeń. Przygotowanie infrastruktury wymaga co prawda pewnego wkładu finansowego, jednak szybko przyniesie on korzyści i oszczędności. System elektronicznej ewidencji czasu pracy pozwala na logowanie pracowników przy wejściu do pracy za pomocą breloka, karty lub kodu logowania. W przypadku pracy zdalnej konieczne jest zalogowanie się do systemu.
Konieczne jest także przyzwyczajenie pracowników do nowego rozwiązania, i przeszkolenie pracowników z jego obsługi. Ważne jest również przekonanie pracowników o tym, że nie jest to element kontroli nad nimi, lecz sposób na usprawnienie pracy firmy poprzez łatwiejsze naliczanie pensji, urlopów, a także lepsze zarządzanie czasem pracy. Jest to narzędzie dozwolone przez polskie prawo, ważne jest jednak, aby możliwe było wydrukowanie danych z systemu.
W myśl słów Goethego: kto nie idzie do przodu, ten się cofa, zachęcamy do wdrożenia nowych rozwiązań, które przyniosą sporo korzyści.